سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقش­ها است؛ که به‌صورت رسمی سامان یافته است. به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبکه­ای از ارتباطات و اختیار، که افراد و گروه‌هایی که وظایف مهمی انجام می­دهند، را به‌هم مرتبط می­سازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یک سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط کاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیکه سازمان رسمی تعیین می­کند، چه فردی به چه کسی، گزارش می­دهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، که چه کسی، عملا با چه کسی، به تعامل می­پردازد.

چستر بارنارد، اولین کسی است که روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیند­های تصمیم­گیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه کرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزش­ها و شبکه­های اجتماعی و غیر رسمی و نظام­های رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد که هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یکنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل می‌کند.

در همین زمینه کیت دیویس، معتقد است که سازمان‌های غیر رسمی، شبکه­ای از روابط شخصی و اجتماعی هستند که لزوما توسط سازمان شکل نگرفته اند؛ بلکه به گونه­ای خودجوش با همکاری و معاشرت و تعامل افراد پدید می­آیند. سازمان­های غیر رسمی ممکن است دربرگیرنده افرادی از یک سازمان باشند، که مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش می­پردازند؛ یا افرادی که در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای می­پردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینکه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید می­آید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است

روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر می­گذارد. در هر زمان ممکن است، یکی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بی­توجهند.                                                                           

چرایی و عوامل پیدایش سازمان‌های غیر رسمی

این واقعیت که یک سازمان به صورت رسمی ایجاد شده است، نمی­تواند به این معنی باشد که همه فعالیت­ها و روابط متقابل بین اعضاء، به صورت دقیق طبق طرح یا نمودار سازمان باشد. در هر سازمان رسمی، تعدادی سازمان غیر رسمی به وجود می­آید و این روابط(روابط غیررسمی) بدان سبب به‌وجود می‌آیند که افراد در کنار یکدیگر کار و زندگی می­کنند.

در سازمان‌ها، مقررات رسمی باید کلّی، فراگیر و بسیار گسترده باشند؛ تا بتوانند شرایط گوناگونی را که به‌وجود می­آیند، تحت پوشش قرار دهند؛ ولی به‌کارگیری این قوانین کلی، در موارد خاص موجب می­شوند که در قضاوت (برای حل مسائل و کاربرد قوانین) مسائلی به‌وجود آید و برای حل این مسائل به‌ناچار، باید از روش­های غیر رسمی استفاده کرد. حتی ممکن است پیوسته تصمیماتی گرفته شود که مقررات رسمی، آنها را پیش‌بینی نکرده­اند؛ به‌ویژه هنگامی که تغییرات به‌سرعت انجام می‌شود؛ مدت مدیدی پیش از اینکه مقررات رسمی، تغییر یابند و با اوضاع در حال تغییر سازگار گردند؛ برای حل مسائل و اتخاذ تصمیمات ضروری باید از روش های غیر رسمی استفاده کرد. گذشته از این برای سازمان­دهی عملکردها و افزایش بهره­وری باید از هنجارهای غیر رسمی استفاده کرد.

علاوه بر ساختار سازمان رسمی عواملی مانند ویژگی­های افراد گوناگون، توانایی­های آنها، تمایل افراد به کمک به یکدیگر و میل به هم‌نوایی با هنجار­های گروه و نیازهای اجتماعی افراد می­توانند در شکل­گیری سازمان‌های  غیررسمی نقش مهمی ایفا کنند.

تفاوت­ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی

1.  چگونگی ایجاد؛ سازمان رسمی را مسئولین به‌طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می­کنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می­شود. ساختارهای رسمی در واقع تخیّلی هستند؛ یعنی به‌صورت انتزاعی در اسناد و مدارک سازمانی ترسیم شده­اند؛ زیرا سازمان آن‌گونه که پیش‌بینی‌شده عمل نمی­کند؛ اما سازمان غیر رسمی، بیانگر حالت واقعی سازمان است؛ یعنی چگونگی عمل سازمان را به‌طور واقعی نشان می‌دهد. بعد از آنکه ساختار رسمی ایجاد می­شود، سازمان غیر رسمی به طور طبیعی در چارچوب آن پدیدار می‌گردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل، تحکیم یا گسترش می­دهد. برای مثال، در ساختار رسمی، ممکن است تمام مسائل نیروی انسانی، به‌طور مستقیم با مسئول کارگزینی در میان گذاشته شود؛ ولی اگر کارکنان دریابند که می‌توانند از معاون کارگزینی کمک بیشتری بگیرند، به وی مراجعه خواهند کرد

2. ماهیت؛ ماهیت غیر شخصی سازمان رسمی در برابر ماهیّت شخصی سازمان غیر رسمی از وجوه تمایز عمده میان سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی است. سازمان رسمی، به طراحی مشاغل محدود شده و از طریق فرایند کارگزینی، افراد خاصی برای تصدی مشاغل، انتخاب می­شوند. در حالی‌که سازمان غیر­رسمی هنگامی شکل می­گیرد که تصدی شغل معیّنی در سازمان، موجب برقراری روابط اجتماعی با دیگران می­شود.

3 . سازماندهی ؛ سازمان غیر رسمی دارای سازمان­دهی متزلزل، قابل انعطاف و ضعیف است

 مزایا و معایب سازمان غیر رسمی

سازمان غیر رسمی به افراد کمک می­کند تا باهم ارتباط برقرار سازند، و یکدیگر را حمایت کنند و نیازهایشان را برای تعامل اجتماعی ارضا نمایند همچنین پشتیبانی از اهداف سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر و عاملی موثر در جبران کمبود توانایی مدیران نیز از مزایای سازمان غیر رسمی ذکر شده­اند.

از طرف دیگر، سازمان غیر رسمی ممکن است، به ضرر سازمان نیز باشد، این سازمان­ها می­توانند مستعدّ شایعه‌پراکنی(شایعات منفی) باشند، در برابر تغییر مقاومت کنند و حتی کوشش­های کارکنان را از اهداف سازمانی منحرف کنند. افرادی که به گروه­های غیر رسمی راه نمی­یابند، ممکن است احساس کنند که غریبه هستند و از کارشان ناراضی شوند. مثلا مدیران آمریکایی از وجود کابینه سایه(یک گروه غیر رسمی از مدیران ژاپنی که علی‌رغم عناوین شغلی که به غیر ژاپنی­ها داده شده است، قدرت واقعی برای انجام کار در مؤسسه را در اختیار دارند) در شرکت های ژاپنی ناراضی هستند.

حاصل مباحث مذکور، این است که مدیران، سازمان‌های غیر رسمی را باید در سازمان خود به رسمیّت بشناسند و از مزایای آنها در راستای ارتقاء عملکرد کارکنان و ارضاء نیازهای اجتماعی آنان بهره گرفته و کلا از سازمانها غیر رسمی در جهت اهداف سازمانی بهره بگیرند و در تصمیم‌گیری‌ها به منافع و عملکرد سازمانهای غیر رسمی توجه داشته باشند و معایب سازمان‌های غیر رسمی را مدیریت کنند.